货币资金安全专项审计的询问：[5]访谈记录

做记录是必须的，但是不要把被访谈者对你的提问没有什么相关性的话记下来。因为你埋头记录，就没有时间和被访谈者互动了，给人一个审问者的印象可不好。我从来没有对被访谈者录音或者录像过，我认为我的询问，只不过是为了寻找一些线索，而不是拿这些被访谈者的回答作为什么审计或者调研证据。我搜集的都是书面证据。 比如，这次我问一个人，你从国外买的商品转手卖给国内一个贸易商，毛利率如何？ 回答：还可以。 问：大约是多少？ 回答：现在市场不好，不高，而且上级没有说不高的毛利率交易禁止做啊，上级给我们的收入指标很高，不做，完不成任务的。 我说：是啊，毕竟是为了清算工资。但是，今年上级要求，贸易业务风险高，毛利率低的，尽可能不要做。我们这次调研，主要是看风险和收入是不是匹配。 他回答：做贸易哪能没有风险呢？ 我说：是呀，正常的经营风险一定是有的，哪有锁定毛利率的贸易呢？我们销售的也不是卖方市场的产品。只不过，上级要求梳理一下贸易交易的实质，看到底有哪些风险，我们可以一起分析，尽力规避一些非经营性的风险，比如被骗的风险，内部具体操作人违规操作后被交易对方钻空子等风险。 答：是呀，这个风险我们考虑过，应该没有。 我问：对了，刚才说的毛利率具体是多少呢？ 答：1%。 问：对于此项交易，你们有书面的交易流程和内部控制制度吗？如果有，给我看看，学习学习。 答：我们的经理非常熟悉这样的交易，他是专家。都是他亲自负责交易的。但是没有书面的制度和内控。因为没有必要，书面的东西都是理论上的，不符合实际。说实在的即使有书面，也是为了应付上级的检查。我们单位的人都很实在，不整那虚的，我们是实实在在干活的人。 我笑了笑说：现在向你们公司这样做事情的不多了。不过，集团认为没有书面的流程和控制措施不利于明确每个具体工作人员的操作步骤，也不容易让大家明了自己的权利和义务。况且现在上级改变作风了，去下面检查都不听汇报了，都是看书面资料，你们这样做虽然很实在但是，不妥。 答：是呀，还是你理解我们啊。我们马上整改，整个书面的制度和流程不难，很快的。此处省略800个字。总之，很多人的回答信息量大，如果我们都记录下来，很辛苦，还容易抓不住重点。经请示组长（他也一直在边上听着），他同意我重新计算一下毛利率到底是多少的想法。我通过他们的会计资料重新计算的毛利率是1%左右。这个结果和他们的回答一样。看来，他们真是实在人。 但是他们的贸易交易的净现金净流入是负的。我的计算过程如下：每笔交易的实际现金流入减去增值税以及附加；减去按照收入的一定比率缴纳的防洪基金；减去进口商品的所有现金流出；减去了开信用证的手续费；减去了交易占用的流动资金的机会成本。 这个计算过程经过被调查单位会计部门签字确认，这是我通过询问想达到的目的，而且这个证据才可以作为写报告的依据。这种情况，访谈记录是否要被访谈者签字，已经不重要了。这个访谈记录没有作为证据的必要了。至于访谈时候了解到的，进口商品的到岸地在很远的异地，该公司只派一个人验货，验货合格后他通知单位财务部门，可以让银行付款了的操作是否属于重大操作事项，需要两个人同时操作认可，防止一个人操作失误或者舞弊给公司造成损失的事情。被调查人的回答认为没有必要，这样做太麻烦了，成本太高了等。我也没有记录下来。为什么呢？一是，我上面说的简略，其实，这个信息得到的非常困难，因为他们不就愿意你说他们的交易有风险。因此，他们对风险方面的询问，回答的非常多，跑题的时候也多。我看组长在边上听的意思是阻止他们在做这样的贸易了。我就及时打住我的询问了。 也许有的人说，你事先计算毛利率不就得了，何必问他们呢？你还是不累，该！ 前头说了，这次工作我们时间有限，只有通过口头询问，分析出一些线索后，我们才决定是否查账或者重新计算一些指标。 也许有的人还会说，你们不是货币资金安全审计吗？计算毛利率干什么? 我当时，也不知道怎么了，估计还是有点感情用事。我发现他们对风险管理的事情，是回避我的体会的。东来西扯地浪费我宝贵的时间。虽然他们自己都承认毛利率是1%，但是我感受到了他们非常想将交易进行下去。这样的毛利率，一般现金净流量是很小的。如果现金流量是负数就更没有必要冒着风险进行下去了。 我初步的结论：截至检查日销售收入2亿元人民币，现金流量-400万元；无书面的交易流程和相关的内部控制制度；无风险评估报告；一个人负责在异地验货，操作风险较大。建议：重新评估此类贸易是否有必要。 本次货币资金调查，我连续写了几篇帖子，思路有些乱，我就是想把自己的心得简单记下来，给自己总结经验。最好大家帮助我清理一下思路，为了以后的工作少点辛苦。随时记录自己的工作痕迹，几年以后再看，会别有一番滋味吧。看来，我是一个靠回忆才能记住自己生活的人。