建立台账
1.首先绘制台账表格。利用word或Excel办公软件，建立台账表格，类目大致有“序号或来信编号”、“信访类型”、“接件时间 ”、“信访人姓名和相关信息”、“信访内容”、“案件地点”、“联系电话”、“办理情况”等。
2.根据来访实际情况做好登记，要注意信息的真实性，数据、地址准确。
台账内容
1.信访类型登记。如：群众来访、电话来访、12345市民热线、部门转入等
2.接件时间。案件的办理时效很重要，不同渠道的案件办理时效不一样，一定要对接件时间做好登记，方便自己按时办理，最好是具体到xx年xx月xx日xx时。
3.信访人姓名和相关信息。愿意透露信息的应详细记录，以便给领导提供参考，不愿意提供信息的，可以用“匿名”、“某先生”、“某女士”的备注方式，注明来者信息。应注意来访人信息的保密工作。另外，联系方式一定要作好登记，便于执法人员与投诉人沟通和回访。
4.信访内容。信访内容是台账的重点，应详细记述，如：xx反映xx小区x栋x单元x楼x号，违规装修破坏承重墙，现在正在施工，存在安全隐患。
5.处理情况和结果。处理情况为案件转办、现场处理和回访三个部分。如：已于xx月xx日xx时前往现场调查处理（未处理的注明原因）。经处理，已完成整改，并将处理情况回复投诉人。
台账范本
台账要简单明了，信息涵盖全面。如下图：