删除或销毁无用的邮件
在OA邮箱中，对于无效的邮件有两个可以操作的选项： 删除和销毁。
邮件的 删除操作是对于那些 可能还会用到的邮件，邮件删除后是将邮件 转存到废纸篓里， 还是在占用着邮箱容量，在需要的时候还可以在废纸篓里找到这个邮件将其 恢复；如果经过一段时间后确定这个邮件没有用了，可以将其彻底 销毁。
对于邮件的 销毁， 是不可恢复的操作，销毁后邮件将不再占用邮箱容量。这个操作适用于那些确实没有价值的、重复的或错误的邮件。
对于OA管理员来说，在下列情况下是可以清理任何用户的邮箱的： ①大量的离职用户，其账号只是存放在离职列表里或已经删除，这样他的邮箱是仍然占用资源的； ②随着使用OA时间的加长，用户会感觉到打开或使用OA系统会越来越慢，这时候据需要对这些数据进行优化，以提高OA系统的访问速度。
菜单中进入 系统管理的 系统资源管理；
切换到 资源管理选项卡下，找到并点击 资源回收，在 内部邮件资源回收下通过 查看并清理电子邮件废纸篓邮件或 查看并清空收件人永久删除邮件，对邮箱资源进行优化。 注：
这两个清理操作，在清理前时可以先查看，查看完确认后再进行 清空即可，所以不用不敢点进去。
扩大内部邮箱容量
OA管理员还有一个操作是可以解决这个问题的，就是将用户的邮箱容量分配的多一些。老版本的OA默认分配的邮箱容量是1000M，2013版的是500M。对于那些频繁使用邮箱的用户或领导，可以在建账号的时候适当扩大容量。
操作：菜单栏中进入 系统管理下 组织机构设置的 用户管理；
在用户列表中找到这个用户，在 用户编辑界面， 其他选项下，将 内部邮箱容量的大小增加即可。