操作方法
1.物品信息建立 首先，要对物品进行信息化整理。为了规范管理，公司一般都会按一定可识别含义的方式对物品进行统一编码，比如某物品为“经过电镀工艺的U形03号材质的钢材料”，可以编码为：GUDD003。
2.出入库记录表 接下来，就需要制作货品出入库的记录表。出库和入库流水可以分开在两张表里来记，也可以合在一张表，看实际使用的方便程度。这里以后者来示例：
第一步，创建查找函数。产品属性信息在「物品信息表」中都是登记过的，这里我们希望记录时通过选择编码后，自动生成名称、型号、单位。只要在后面对应属性单元格分别使用VLOOKUP查找函数就可以实现。
函数公式： =VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0) 函数解答： 第一个参数$C3表示想要查找的内容； 第二个参数物品信息表!$B:$E表示要查找的区域（物品信息区）； 第三个参数2表示返回的内容为查找区域的第几列，最后一个参数0表示精确查找。 公式中（$）符号代表该公式所引用（指向）的单元格在拖拽填充时不会发生行或列的移动。 第三个参数是指定返回内容，那么在“型号/规格”、“单位”对应单元格中将上述VLOOKUP函数的2分别改为3、4就可以实现型号和单位的查找了： 可以看到第一条记录在编码确定之后，通过在“物品名称”的D3单元格中使用VLOOKUP函数就自动得到了与前面编码对应的信息。
第二步，优化函数公式，避免错误值。如果物品信息为空，那么出入库表后面对应的VLOOKUP函数返回了错误值#N/A，这时候我们用IF函数进行优化。
函数公式： =IF($C3=””,””,VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0)) 函数解答： 若查找单元格为空时返回空，为物品编码时返回该编码对应名称、型号、单位。
第三步，将编码做成下拉列表选择。将物品信息编码制作成下拉列表，以来可以免去多余的手动输入，及手动输入可能带来的填写错误，二来既省力又规范。
简单三步后，一份完整的物品出入库记录表就顺利制作完成了。实际应用的过程中，选择物品编码自动显示物品信息，非常方便。
3.实现库存统计 接着，我们继续对表格进行升级！每个登记在册的物品信息后面，增加出库数、入库数、当前库存，均实时显示！ 在「物品信息表」后部再增加以下几个内容： 1、“前期结转”，表格在新启用时可以登记仓库物品原有库存； 2、累计出库、入库数量 3、当前仓库库存量
虽然新增了统计项目，但累计出库、累计入库可利用SUMIF函数从「出入库记录表」中获取，并没有增加工作量。
函数公式： =SUMIF(出入库流水!$C:$C,$B3,出入库流水!$G:$G) 函数解析： 第一个参数出入库流水!$C:$C表示条件列； 第二个参数$B3表示前面条件列应该满足的条件（对应该行物品编码）； 第三个参数出入库流水!$G:$G表示对满足条件的在此列求和。 同样的方法将第三个参数出入库流水!$G:$G换成出入库流水!$H:$H得到累计入库数量。 接下来，我们就可以利用简单的求和公式，实现当前库存自动填入：当前库存=前期结转+累计入库-累计出库。
4.制作库存告警 / 实际工作当中，我们常常需要对物品的库存进行监控，假如A物品需要保有的安全数量为500，低于500有影响生产的风险，低于500时醒目颜色提示存量告警，并显示当前欠数，以便及时发现提前做采购计划。 因此，继续对表格进行升级！在「物品信息表」后面继续增加“安全库存”、“是否紧缺”和“欠数”，如下图。
库存告警要好用，表格需要做到以下两点： 1、库存足够时显示不紧缺； 2、库存小于“安全库存”时显示紧缺，并标出欠数，紧缺的用黄颜色提示。
是否紧缺函数公式： =IF(J3="","",IF(J3>I3,"是","否")) 函数解析： 表示“安全库存”中不设置，则不做后面的提示；“安全库存”中设置了数量，则紧缺时显示“是”，不紧缺时显示“否”。
欠数函数公式： =IF(K3="是",J3-I3,"") 函数解析： 表示如果紧缺显示欠数，不紧缺（或不需提示）时显示为空。 通过调整后，只要设置了物品的安全库存，就可以自动进行提醒及限时欠数，能够提前对物品的补货及采购进行计划，非常直观。