操作方法
承接办会任务后，（承接任务的当天）先忙三件事： （1）确定到会最重要嘉宾的时间（时间不确定，会议无法通知出去）； （2）抓紧预订会场场地（场地协调出了问题，会议要反复通知）； （3）内心先搞清楚大致需多少经费，从哪儿开支。 2、第二阶段， 3、第三阶段， ——在交大工作很幸福！职能部门遇到任务通常不会推诿，常常是群发邮件就能明确任务；到点，这些单位就能到岗到位。（落在其他高校，通常需要分管校领导开专题协调会，会上才能让职能单位领任务。会多，就是这么多出来的！！） 4、第四阶段， 5、第五阶段， 6、第六阶段， 7、第七阶段，
会前至少一周，抓紧准备三份书面材料： （1）会议议程； （2）会议通知（＋会议日程安排）； （3）会议经费预算。 会议议程至关重要，邀请哪些嘉宾到会，什么动作；整个会议（仪式）的定位、时间的把握，都在其中体现；会议通知一般让领导过目后，以人为本，提前一周（连同会议日程安排）发送给参会人员，会议前三天统计一次回执；会议前一天再核实一遍参会人员。会议经费预算交主管领导审批，经费有保障后，可放开手干。如是前几次办会，一般建议再拉个“会议组织工作分工”，每个领域的工作有责任人，有时间节点。
会前倒数二天，确认三方面事情： （1）重要嘉宾到会是否有变化（包括会议讲话的参考素材是否已发给对方）； （2）与会人员组织情况（是否有较大人数出入）； （3）校内宣传部（外宣）、保卫处（视情况需要）、后保处（视情况需要）等职能部门是否已沟通，对方是否知晓工作任务。
会前倒数一天，核实两方面工作： （1）现场流程（视情况小范围彩排），现场背景、横幅、音响、席卡、座位安排等；①按当天情境完整走一遍，梳理出当天现场工作职责，现场召集工作人员开会明确分工（需要注意的是，对每个工作人员，“会议筹备分工职责”和“会议现场分工职责”是不同的；一般犯错都在这里，忽视现场分工。导致现场工作人员多，但不知该做什么）；②核实会议当天现场材料（包括入场时听众领什么材料；嘉宾座位面前放什么材料，议程是必不可少的）；③重点核一下主持稿（会议一旦开始，整个全场都听主持人调动）。 （2）发短信，温馨提示嘉宾到会时间、地点（以及明天会上的动作）；提醒与会人员到会时间、地点；提醒职能单位到会时间及任务。
会前一小时，现场查验： （1）工作人员到位情况； （2）会议材料到位情况； （3）音响、席卡以及座位摆放等。
会议开始前，对于一些重要环节的规范及再明确： （1）如有嘉宾介绍，要把最新到场的嘉宾情况告知主持人（常出现，报到名字的嘉宾不在；到场的嘉宾没报名字）； （2）如有签约，签约文本再核实，签约笔准备；并要提示相关嘉宾在签约环节站到后面见证； （3）如有揭牌，要落实工作人员届时把牌拿到中央（曾出现，与会两位嘉宾自己把牌扛下来）； （4）如有颁奖，颁奖环节要有合适的音乐，并有专人盯音乐的播放和停止； （5）如要会议记录，看一下速记或其他工作人员到位情况； （6）如要摄影、摄像报道，把会议议程给一下摄影师（常出现，摄影师不了解流程，拍了几张就走人；后面重要环节临时叫都叫不回来）……
会议进行时及会后，注意几个小点： （1）一般组织者站在会场主持人前方一侧，便于提醒以及补台（如果组织者必须坐在前排不能随意动，一定要安排B角在现场统筹）； （2）工作人员的着装（着装不是为自己，而是为场合，为他人；不宜太随意。有些场合要佩戴校徽或其他徽章）； （3）拍照。一个环节的拍照至少拍3－5张（拍照不是为了简单完成任务，而是为工作存影这项任务负责到底）； （4）如会后还有就餐、参观环节，会议离结束半小时左右，安排专人到下一环节查验准备。
会后及时审核新闻报道、文档存档、报销核算，有些还要把嘉宾影像资料寄给嘉宾。